Bagi lini bisnis apa pun, dokumentasi atau pengumpulan dan penyimpanan informasi – baik bentuk cetak maupun digital – adalah hal krusial. Sebab, kegiatan ini dapat menentukan keberhasilan dan kredibilitas sebuah perusahaan di mata konsumen. Tak mengherankan bila banyak perusahaan menggunakan jasa penyimpanan dokumen arsip untuk menangani berbagai dokumen yang wajib disimpan. Selain untuk efisiensi, langkah ini juga akan menghindarkan perusahaan dari beberapa akibat menyimpan dokumen secara tidak benar seperti berikut ini:

Photo by 2H Media on Unsplash

• Kebocoran informasi. Akibat pertama dari aktivitas menyimpan dokumen yang tidak benar adalah kebocoran informasi atau data; baik punya perusahaan maupun konsumen atau mitra. Hal ini sangat mungkin terjadi apabila dokumen-dokumen tersebut disimpan di lokasi yang dapat diakses oleh siapa pun dengan mudah, alih-alih di tempat terkunci.
• Perusahaan bisa didenda. Dampak atau akibat menyimpan dokumen dengan tidak benar selanjutnya adalah muncul denda dari klien, konsumen, atau mitra perusahaan. Hal ini sebetulnya merupakan kelanjutan dari poin pertama. Sebab, ketika perusahaan gagal menjaga kerahasiaan informasi atau data tertentu, perusahaan sangat mungkin menerima tuntutan denda dengan nominal tidak sedikit dari pihak yang merasa dirugikan.
• Reputasi perusahaan dapat terpengaruh. Akibat lain dari kegagalan menyimpan dokumen dengan benar ialah terpengaruhnya reputasi atau nama baik perusahaan. Bisa dibilang, dampak ini masih berkesinambungan dengan perihal kebocoran informasi ketika dokumen tidak tersimpan dengan benar. Selain itu, reputasi perusahaan juga dapat tertanggu apabila perusahaan menghilangkan dokumen penting yang berkaitan dengan klien, konsumen, atau mitra perusahaan.
• Terkesan tidak profesional. Dampak selanjutnya yang akan perusahaan terima adalah kesan tidak profesional di mata konsumen juga kompetitor. Alhasil, perusahaan dapat menerima lebih sedikit kepercayaan dari konsumen pun masyarakat luas. Tak sampai di situ, kompetitor juga dapat memanfaatkan momentum ini untuk mengambilalih posisi baik yang sebelumnya diisi oleh perusahaan tersebut.

Itulah dia beberapa akibat menyimpan dokumen perusahaan dengan tidak benar. Setelah mengetahui kerugian-kerugian di atas, tentu sebuah organisasi perlu berpikir dua kali soal pengarsipan atau penyimpanan dokumen penting perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat terhindarkan dari sejumlah potensi kerugian di atas.